Connaissez-vous les festivals comme « Burning man » du Nevada ou le festival de musique « Tomorrowland » ? Ils n’auraient pas pu tenir pendant des années sans un bon business plan car ce dernier est nécessaire pour réussir dans la mise en place de tout événement. Focus dans cet article.
Trouvez des partenaires événementiels.
Savoir monter un projet événementiel n’est pas à la portée de tout le monde. D’autre part, il faut avoir un mental d’acier pour le faire aboutir comme il faut. Étant donné que le projet est à but lucratif, il faut aussi savoir évaluer les risques : « en sortira-t-on gagnant ou perdant ? ». Le mieux serait donc d’en parler avec des partenaires compétents, au moins sur le plan du budget et de la communication. À ce propos, certaines entreprises et certaines marques se spécialisent dans la mise à profit de leurs compétences sur l’organisation d’événements. Vous pourriez aussi consulter des professionnels du secteur, comme Prestatente, pour vous décharger de tout ce qui concerne la logistique.
Définir le projet en question.
En premier lieu, il convient d’établir les bases et définir l’objectif de l’évènement. Vous devez donc vous poser la question si le rendez-vous que vous allez fixer en vaut la peine. Après avoir défini les objectifs, il faut savoir si vous avez besoin d’attirer plus de monde ou attirer plus de clients. Ces différents points sont importants afin que vous puissiez avancer à grand pas dans le projet. Ces éléments vous aideront à préparer un plan préliminaire. C’est aussi le moment pour engager des discussions auprès des responsables et des autorités du lieu où vous allez organiser l’événement.
La planification de l’événement
Dans cette étape, il s’agit de bien préciser le déroulement de l’événement dans les moindres détails. D’abord, il faut souligner les tâches qui doivent être effectuées, et ceux qui les effectueront. Ensuite, il faut définir le programme de l’évènement en détails.
Plan de l’évènement
Il faut avoir en tête la vision future de votre évènement et c’est à vous de voir ce que vous envisagez de faire chaque année. Avec les détails que vous avez déterminés, les investisseurs pourront réfléchir à une éventuelle collaboration.
Les besoins logistiques
Cette étape permet de se mettre d’accord sur les besoins vitaux pour diriger l’évènement. Cela donnera une idée aux partenaires de la quantité de ressources que vous aurez besoin. L’entreprise « Prestatente » est un professionnel en location de matériels d’événements et qui comportent plus particulièrement les points importants suivants :
-Les installations pour lesquelles il faut prendre en compte la restauration, les transports, le parking, l’hébergement, l’électricité et la connexion internet ;
-Le personnel, comprenant les personnes qui s’occuperont de l’animation et le personnel médical ;
-Le budget, incluant toutes les estimations et les imprévus.
Plan marketing
La mise en place de votre évènement ne concerne pas seulement les investisseurs. Le public aussi doit en être au courant. C’est pourquoi, il faut mettre en place un plan marketing. Quelques points sont à prévoir lorsqu’on parle de ce dernier :
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- Le positionnement par rapport à la concurrence, puisqu’ il est fort probable qu’il y a des évènements qui ont le même concept mais le fait de définir votre idée vous permettra de se détacher de la concurrence ;
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- Les relations publiques, ou bien les médias que vous allez utiliser pour promouvoir votre évènement.
Plan financier
Vous devriez être convaincant lorsque vous parlez à vos investisseurs. L’argent qu’ils vont investir doit être bénéfique pour eux. C’est pourquoi, il faut établir une liste sur les sources de revenus pour votre évènement :
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- Billets ;
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- Subventions ;
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- Donations ;
Il faut également faire une liste des dépenses prévues comme :
-La location d’un site ;
-La location d’équipement ;
-Photographe, etc.
